Dostajesz wiadomość e-mail i zastanawiasz się, czy to na pewno do ciebie i co właściwie masz zrobić. Wysyłasz pilną informację na komunikatorze i czekasz tydzień na odpowiedź. Dlaczego? Przecież wszystko było jasne. Najwyraźniej jednak nie było. Chwila moment i dowiesz się wszystkiego.

Jednak zanim to nastąpi, zacznijmy od odpowiedzi na lekko filozoficznie zabarwione pytanie, dotyczące precyzji.

Dlaczego wiadomości powinny być precyzyjne?

To proste! Odpowiedź wydaje się oczywista – dlatego tym bardziej wymaga wyjaśnienia. Zdradzę ci pewien sekret: bardzo często to, co na wstępie wydaje się oczywiste, pod koniec zaskakująco odbiega od tego wyobrażenia.

Czynnik oczywisty przemawiający za precyzyjną wiadomością

Jak słownik definiuje precyzję? Właśnie tak:

precyzja
1. «dokładność i staranność w wykonywaniu czegoś»
2. «jasny i ścisły sposób formułowania wypowiedzi»

Źródło: https://sjp.pwn.pl/sjp/precyzja;2572306.html

Jeśli wiadomość będzie jasno i ściśle sformułowana to mogę oczekiwać, że będzie też skuteczna. Kontrolne spojrzenie do słownika, podaje nam taką definicję:

skuteczny
1. «dający pożądane wyniki»
2. «taki, którego działalność przynosi efekty»

Źródło: https://sjp.pwn.pl/sjp/skuteczny;2521652.html

Zatem twierdzenie brzmi następująco: precyzyjna wiadomość będzie skuteczna, ponieważ przyniesienie pożądany wynik.

Faktycznie proste, co nie? No to potrzymaj mi piwo i patrz.

Czynnik mniej oczywisty a wymagający precyzji od wiadomości

Konsumencie, co robisz ze śmieciami? Wyrzucasz. Policz sobie, ile ostatnich wiadomości posłałeś w myślach do kosza, o ilu zapomniałeś bo “czegoś” w nich zabrakło?

Spójrz z innej strony, czyli postaw się w roli producenta wiadomości. Zgaduję, że celem nie jest to, aby trafiały one do kosza? No pewnie, że nie. Dlatego w twoim interesie jest zadbanie o to, aby informacja płynąca z wiadomością, była jak najbardziej precyzyjna. Niech ta wiadomość niesie wartość, a nie kolejny zbędny rozpraszacz. 

Zauważ, że jeśli konsekwentnie będziesz postępował według powyższej zasady, to masz prawo oczekiwać podobnych standardów od innych producentów. Idąc dalej we wnioskowaniu, jako konsument, przestaniesz dostawać informacyjny syf. Obiecująco.

Piękna strategia wymaga właściwej taktyki. Zajrzyjmy do zawartości niezbędnika opatrzonego etykietą “precyzyjnawiadomość”.

Elementy precyzyjnej wiadomości 

Płynąca wraz z powiadomieniem precyzyjna informacja powinna zawierać 3 niezbędne elementy: dokładny zakres, jasno określonego adresata i mniej lub bardziej przybliżony termin.

To nie miejsce na zasadę “wybierz dwa z trzech”. Wszystkie powyższe elementy są nierozerwalne i składają się na warunek konieczny.

Na przykładach przyjrzymy się z osobna każdemu z elementów.

Precyzyjny zakres

Naprawdę trzeba się bardzo postarać, aby pominąć zakres. Natomiast dość prosto można go uogólnić tak, że stanie się problematyczny w odbiorze. Kolejne akapity doskonale ci to zobrazują.

Wskaż palcem, czyli precyzja na sterydach

Czy zdarza ci się dostawać na komunikatorze albo w mailu linki do pull requestów? A może linki do ciekawych artykułów, do zagadnień z JIRA albo bugtrackera? Ile z nich zaczyna się od http(s) i nie zawiera nic więcej ponad sam link?

Jeśli wpadną, gdy pracujesz na kompie, możesz kliknąć i sprawdzić, co pod nimi się kryje. Na komórce zwykle nie masz takiej możliwości. Skąd masz wiedzieć, co znajdziesz pod adresem? Prośbę, pytanie, a może błąd krytyczny, którym powinieneś zająć się jak najszybciej? 

Zamiast wysyłać same linki, opatrz je zdaniem komentarza. Powiedz jasno, czego potrzebujesz od odbiorcy. Jeśli zależy ci na review, napisz to. Jeśli podsyłasz czysto informacyjnie, zacznij od magicznego „FYI” (z ang. For Your Information).

Jeśli będziesz się stosował do powyższych sugestii, to zrobisz już dużo. Ale możesz zrobić coś jeszcze.

Leniwie i precyzyjnie wskaż zakres

Wysyłasz odnośnik do technicznego artykułu, czyli tekst wymaga minimum 20 minut czytania. Nakieruj swojego odbiorcę na konkretny fragment. Być może ma tylko 2 minuty na przeczytanie, bo zaraz wywłaszczy go inne zadanie. Użyj kotwicy (#) albo dodaj komentarz „spójrz na tę bajeczną implementację cache’owania”. 

Zależy ci na review twojego świeżutkiego kodu. Ale czy twój kolega musi przekopywać się przez wszystkie linijki? Przecież dla ciebie najważniejsze jest potwierdzenie zgodności z konwencjami architektonicznymi projektu. Może kwestia wydajności na zapytaniu do bazy? A może nazewnictwo klas? Z pewnością nie cały kod, który jest w pull requeście. Zaakcentuj tę jedną najważniejszą rzecz.

Element “zakres” możesz już wykreślić z listy todo. Teraz pora na umiejętne wskazywanie adresata.

Precyzyjny adresat

„No i zróbcie”, brzmiało ostatnie zdanie w mailu, którego odebrałeś od lidera. „Można by w końcu ogarnąć tę architekturę” – usłyszałeś w kuchni. „Trzeba zająć się tym błędem na produkcji” – zgłosił opiekun klienta na kanale Slack. Kto zajmie się takimi przypadkami? Zapewne jakiś „ktoś”, niestety dzisiaj nieobecny w biurze. Temat nadal pozostanie nietknięty. Kluczem jest adresat, który musi być jednoznaczny.

Wielu odbiorców i stare dobre pola DO i DW

Wiadomości e-mail nie bez powodu posiadają pola „DO” i „Do wiadomości (DW)”. Wrzuć osoby, od których potrzebujesz działania, w sekcję „DO”. Pozostałych zainteresowanych zamieść w części „DW”. 

Tylko wtedy masz gwarancję, że twoja wiadomość zostanie uwzględniona przez filtr automatyczny „traktuj priorytetowo DO”.

Dziel wiadomości na adresowalne części

Treść wiadomości z kilkoma odbiorcami „DO” podziel na fragmenty. Każdą część poprzedź adnotacją, np. @Piotrek, @Janek Kowalski. Zajmie to tylko chwilę, a dzięki temu odbiorca będzie wiedział, co adresujesz właśnie do niego.

Świadomie adresuj wiadomości e-mail używając wątków

W przypadku redagowania nowej wiadomości pewnie masz to na uwadze. A odpowiadając w wątku? Odpowiadasz na ostatnią wiadomość, czy na tę, do której faktycznie się odnosisz?

Czy zwracasz uwagę, kto jest w polach DO/DW? Program pocztowy za ciebie wypełnia pole odbiorcy, umieszczając w nim nadawcę cytowanej wiadomości. Pozostałe osoby trafiają do sekcji DW. 

Gdzie w tej wygodzie ukryty jest podstęp? Filtry automatyczne, które oleją taką wiadomość. Dlatego warto przeciągnąć faktycznych adresatów do należnego im pola DO.

Komunikatory i precyzyjne wołanie

Używając komunikatorów, kwestia adresata upraszcza się. Pisząc na kanale, dodaj adnotację na konkretną osobę.

Jeśli używasz Slacka, na kanale zbiorczym możesz przywołać wybrany zespół. Dopiero w ostateczności używaj wołaczy(np. @channel) o zasięgu całego kanału.

Ograliśmy temat precyzyjnego zakresu i adresata. Został ostatni element – termin.

Precyzyjny termin

Czym jest termin? To konkretna data i godzina. Zamiast niego rządzą ASAP-y i na-CITO-sy. Ble! Zapamiętaj, że twoje„pilne” niekoniecznie jest moim „pilnym”.

Jeśli dostanę maila, „potrzebuję, abyś spojrzał w kod poprawki dzisiaj do 14:00”, to mogę potwierdzić, że się wyrobię. Albo szczerze napisać, że termin jest nierealny i najwcześniej zajmę się tematem jutro o 9:00. Zarówno adresatowi, jak i nadawcy pozwoli to zaplanować pracę.

Termin jest najczęściej pomijanym elementem. Jeżeli go nie podasz, to temat przejdzie w fazę wykonania „kiedyś”… a może „nigdyś”? 

Podsumowanie

Warto zadbać o precyzję wysyłanych wiadomości.  Zacznij sam stosować tych parę wytycznych. Gwarantuję, że szybciej i z większym prawdopodobieństwem załatwisz swoje sprawy.

Każda precyzyjna wiadomość, oznacza mniej bezwartościowych powiadomień odrywających od bieżącej pracy i mniej szumu informacyjnego.

Tym samym dasz dobry przykład, który nakłoni innych do postępowania według wyżej wymienionych zasad.

Dla ciebie będzie to oznaczało mniej śmieci w skrzynce odbiorczej. Ostatecznie win-win!

Rzuć okiem na powiązany artykuł: