Ile razy byłeś poirytowany faktem, że musisz w pięciu mailach wyjaśniać o co chodzi? Ile razy miałeś wrażenie, że banalne tematy ciągną się w nieskończoność, a ty czułeś się jak niezastąpiona jednostka centralna, bez której nic w zespole się nie zadzieje? Oczywiście wszystko kosztem twojej efektywności i nieustannego przerywania własnej pracy. Posłuchaj pewnej historii i naucz się prostej techniki, która wyeliminuje zbędne interakcje. 

W mitycznym flow i poza nim

Pracował w głębokim skupieniu. Czuł, że dryfuje w zgodzie z mitycznym flow. Nagle przypomniał sobie, że potrzebuje nowej wersji modułu php-mail na serwerze stagingowym. Przełączył się na Slacka, wysłał szybką wiadomość Adamowi i wrócił do pracy, do strefy ponadzwyczajnej efektywności, którą przed chwilą opuścił.

Po godzinie, a może po chwili, zamigał komunikator – to Adam o coś pytał. Szybka odpowiedź i powrót do flow. I tak jeszcze kilka razy. Interakcyjny ping-pong rozkręcił się na dobre. Skoro oderwał się od pracy, to sprawdzi jeszcze, kto bombarduje go powiadomieniami. Może to coś ważnego?

Zdecydował, że ważne zadanie które robił od rana, musi poczekać do jutra.

Odkrywamy karty

Jaka wiadomość zapoczątkowała dyskusję z Adamem? Był to prosty i krótki w przekazie e-mail: “zainstaluj dzisiaj moduł php-mail na serwerze stagingowym. thx”. Niby konkretne zadanie. Gdzie leżał błąd? Nigdzie. Możesz zamknąć ten artykuł i przestać czytać. Nic się nie stanie.

Zanim to jednak zrobisz, zwróć uwagę, że to próba załatwienia tylko jednej “prostej” sprawy. Ile ich masz na co dzień? Kilka – szczęściarz, kilkanaście, kilkadziesiąt – przybij piątkę zrozumienia. 

W sieci znajdziesz całą gamę narzędzi, które pomogą w organizowaniu twojego czasu. Złote techniki jak radzić sobie z powiadomieniami, jak odkopać się ze stosu wiadomości. Wszystkie koncentrują się na podejściu ilościowym i sterowaniem twoją dostępnością. A gdyby tak zadbać o jakość wymienianych informacji i pozbyć się niepotrzebnych interakcji?

Interakcje zbędne czy niezbędne?

Interakcja to relacja między jednostkami społecznymi. To podstawa systemu społecznego, w którym żyjemy. Wchodzenie w interakcje jest niezbędne do załatwiania spraw.

Bohater dzisiejszej opowieści też chciał załatwić sprawę. Można powiedzieć, że delegował Adamowi instalację rozszerzenia. Konkretnie opisał: czego potrzebuje, gdzie, od kogo i na kiedy. Jak to się stało, że taka precyzyjna informacja zapoczątkowała dodatkowe wiadomości zwrotne dopytująco-wyjaśniające?

Trudne wybory

Pewnie zdarzyło ci się usłyszeć pytanie “Idę do sklepu, chcesz coś?”. Załóżmy, że chętnie przygarniesz świeżą bułkę na drugie śniadanie. Nie lubisz innych niż poznańskie (te z przedziałkiem). Jeśli takiej już nie będzie to nie chcesz żadnej, zadowolisz się chlebem.

Co się stanie jeśli przekażesz tylko część informacji, “kup mi dwie poznańskie”, a zapasy pieczywa są już przebrane? Scenariusz pierwszy – znajomy zadzwoni z pytaniem co w tej sytuacji? Drugi – dostaniesz dwie kajzerki. Trzeci, dla ciebie najlepsza alternatywa – znajomy nie kupi dla ciebie żadnej bułki.

Który scenariusz jest najbardziej prawdopodobny? To zależy. Niestety, już nie od ciebie.

Alternatywa

Wróćmy do bohatera historyjki i świata IT.  Spójrz na poniższe przykłady.

Przykład 1. Brak alternatywy

Adam, zainstaluj dzisiaj moduł php-mail na serwerze stagingowym.

Następnego dnia rano robisz deploy kodu i patrzysz zdumiony, jak testy wybuchają. Dowiadujesz się, że Adam nie ma tam konta SSH, potrzebnego do przeprowadzenia instalacji.

Ale to nie jedyna przeszkoda. Instalacja modułu wymaga niestandardowej kompilacji ze źródeł, zależną jeszcze od wersji systemu operacyjnego. Angażujesz się w wymianę maili. Ostatecznie temat udaje się zamknąć dopiero po tygodniu i wymianie 7 wiadomości.

Przykład 2. Alternatywa

Adam, zainstaluj dzisiaj moduł php-mail na serwerze stagingowym. Jeśli nie masz tam konta SSH, napisz prośbę do adminów z DW do mnie, założą ci. Jeśli na serwerze jest Centos 7, będziesz musiał ręcznie skompilować i zainstalować moduł mailowy.

Jedna wiadomość. Moduł zainstalowany. Deploy potwierdzony zielonym markerem na tablicy testów. Sprawnie i skutecznie.

Obiekcje

No tak, ale… One zawsze się pojawią – obiekcje. Oto dwie, które padają najczęściej.

To tyle roboty

Przewidzieć te wszystkie przypadki, to nie ma sensu.

Nie jest potrzebna analiza na poziomie zawodowego szachisty. Wystarczy przewidzieć ten jeden, dwa najbliższe kroki. Postaraj się postawić w roli adresata. Jakie problemy może napotkać po drodze? Co ma wtedy zrobić? Ułatw mu realizację.

Tylko liderzy delegują zadania

Mnie to nie dotyczy, ja tylko przychodzę napisać zacny kod. To liderzy delegują zadania. Czy na pewno?

Prosisz znajomego o review kodu. Wiesz, że to solidny kawałek i potrzeba na niego co najmniej godzinę analizy. Najbardziej zależy ci, aby pilnie rzucił okiem na zamodelowany proces rezerwacji, ponieważ nie masz pewności czy jest zgodny z zasadami Domain Driven Design. Na tę część wystarczy 20 minut. To właśnie alternatywa. Daj mu ten wybór! Jeśli nie będzie miał czasu, aby sprawdzić całość, to skupi się na tym co najpilniejsze. To lepsze niż przykra informacja zwrotna na koniec dnia: “sorry, ale dzisiaj nie dałem rady”.

Daj alternatywę i pozwól wybrać

Najprostsza sztuczka przyspieszająca realizację zadania to delegowanie decyzji. Daj alternatywę i pozwól adresatowi wybrać. Wiele ze scenariuszy można z wyprzedzeniem zaplanować, tak jak widziałeś to w przykładzie nr 2.

Na potwierdzenie zdradzę, że zastosowałem tę metodę w komunikacji wewnątrz zespołu. Udało nam się skrócić czas „załatwiania” i dogadywania tematów. Ponad 80% przypadków załatwiamy jedną celną wiadomością.

Rzuć okiem na powiązany artykuł: