Praca zdalna – komunikacja na czacie

utworzone przez | 02/04/2020 | Praca zdalna, Softskills

komunikacja na czacie

Praca zdalna to nie tylko wygoda własnej kanapy. Gdy większość z nas została do niej zmuszona z powodu szalejącej pandemii, gdy całe zespoły nagle przestały mieć kontakt twarzą w twarz, pojawiają się nowe wyzwania. Pierwsze z nich to jak nie zwariować, o czym opowiadaliśmy poprzednio. Dziś przed nami kolejne wyzwanie – komunikacja na czacie.

Jednym z łatwiejszych elementów pracy, który możemy przenieść do świata online, są spotkania. Zamieniamy salę konferencyjną na kamery i możemy przenieść większość zasad bez problemu. Jak jednak przenieść codzienne rozmowy o trwających zadaniach do świata online? Co z bezcennymi rozmowami w kuchni? Wrzucamy cały zespół, dział, a może nawet całą firmę na jakiś komunikator i liczymy, że to wystarczy. Nic bardziej mylnego i dziś opowiem ci jak sobie z tym poradzić.

Zanim jednak zaczniemy, chcę ciebie zachęcić do zapisania się nasz newsletter, polubienie naszego fanpage na Facebooku i subskrypcję na YouTube. To dopiero początek naszej opowieści o pracy zdalnej. Nie chcesz jej przegapić! 😉

Jeśli spodoba ci się ten wpis, to daj nam o tym znać i podziel się nim z innymi, zwłaszcza w swojej firmie. Będzie to dla nas najlepsze podziękowanie.

Ciemna strona komunikacji

Problem z komunikacją, to nie tylko jej brak. Nadmiar też może zaszkodzić i co ciekawe, to w pracy zdalnej szybko on staje się największym problemem. Oto 4 oznaki źle zorganizowanych kanałów na czacie.

Tylko jeden kanał

Jeden kanał dla wszystkich pracowników to zło, nawet jeśli jest ich tylko kilkunastu. Jeśli każdy będzie rozmawiać z każdym, to szybko powstanie chaos. Nie będziesz w stanie dotrzeć do informacji, które poruszaliście dzień wcześniej. Co więcej każda wiadomość, która nie jest skierowana do ciebie będzie zwyczajnie rozpraszać. 

Obecność na wszystkich kanałach

Jeśli jednak masz dobrze zorganizowane kanały, to czy aby na pewno jesteś dostępny tylko w tych, które są dla ciebie istotne? Nie? To wyjdź z nich! Natłok informacji będzie ci tylko przeszkadzać, a w razie potrzeby możesz na niego wrócić.

Wywoływanie wszystkich

Oczywiście “moje” zawsze jest najważniejsze i wszyscy muszą o tym natychmiast wiedzieć! Nic bardziej błędnego. Wywoływanie wszystkich to przerywanie komuś pracy. Jeśli tak będziesz robić, to inny też zaczną i twoja praca też będzie przerywana. To błędne koło, które trzeba natychmiast zatrzymać.

Radykalną, ale dla mnie świetną zasadą, jest wprowadzenie zakazu wywoływania wszystkich osób skrótami (@here, @channel itp). Jak więc wywołać wszystkich? Można wymienić każdego z osobna. To da piszącemu czas na refleksje czy aby na pewno chce pisać aż do tylu osób. Niektórzy pomyślą “ojej, to aż tylu osobom bym przerywał pracę?” inni zwyczajnie z lenistwa zaczną ograniczać liczbę wywoływanych osób. Tak czy siak, przy braku dyscypliny taka zasada może pomóc.

Rozmowy w prywatnych wiadomościach

Częste korzystanie z prywatnych wiadomości to najkrótsza droga do dezinformacji w zespole. Potem wszyscy się zastanawiają, skąd się bierze brak przepływu informacji?  Dlaczego zapomnieliśmy kogoś poinformować w ważnej sprawie? Już znasz potencjalną odpowiedź 😊.

Wiadomości kierowane bezpośrednio do danej osoby mają sens tylko jak chcemy kogoś obgadywać, albo mamy jakieś prywatne sprawy. Wszystkie sprawy związane z pracą powinny się odbywać na odpowiednich kanałach. Jeśli ktoś zaczyna do ciebie pisać służbowo w ten sposób, zwyczajnie poproś go o przeniesie się na dedykowany kanał. Możesz to uargumentować np potrzebą konsultacji z kimś innym, ale zazwyczaj nie ma potrzeby się tłumaczyć.

Odwzorowanie struktury firmy

Any organization that designs a system(defined broadly) will produce a design whose structure is a copy of the organization’s communication structure.

Melvin E. Conway 1968

Wytwarzamy produkty, które są odwzorowaniem naszej struktury komunikacyjnej. Często prawo Conwaya oznacza coś złego. Jeśli nasza komunikacja jest zła, to nasz produkt też taki będzie. Teraz jednak możemy wykorzystać to prawo na naszą korzyść. Jeśli chcemy sprawnie przejść na komunikację online, to MUSI ona być odzwierciedleniem struktury naszej firmy.

Kanał wewnętrzny(prywatny) zespołu

Każdy zespół powinien mieć swój kanał do komunikacji wewnętrznej. Ważne żeby na tym kanale zespół czuł się swobodnie, stąd też sugestia, aby był to kanał prywatny, niewidoczny dla innych pracowników. Tu dzieje się najwięcej. Tu toczy się codzienna praca związana z konkretnymi obowiązkami zespołu. Rozwiązujemy tu problemy, pomagamy sobie, dzielimy się pracą.

Kanał zewnętrzny(publiczny) zespołu

To kanał dla wszystkich. Każdy może wejść i zadać pytanie danemu zespołowi. Nie ważne czy ktoś z zespołu odchodzi, czy ktoś jest chory. Zawsze ktoś odpowie, bo zespół wie takie rzeczy, ty nie musisz.

Cel takiego kanału? Zawsze się zdarzają sytuacje kiedy potrzebujesz pomocy kogoś spoza twojej załogi. Nie musisz mieć w głowie całej struktury firmy, wystarczy, że wiesz jaki dział może ci pomóc i się do niego zgłaszasz.

Na tych kanałach zazwyczaj jest dużo ludzi, więc dobrą praktyką jest szybkie przenoszenie się na dedykowane kanały. Można też odpowiednio ignorować/wyciszać taki kanał.

Kanały tymczasowe

Jeśli nasz temat się przeciąga to zawsze warto stworzyć dedykowany kanał tymczasowy. Tu zespół omawia konkretny projekt, który ciągnie się przez klika tygodni. Tu dwa zespoły omawiają wspólną integrację. Tu rozwiązujemy sytuację kryzysową. 

Największą zaletą takiego kanału jest prostota wyszukiwania informacji. Nie ma tu żadnych innych wątków, innych zadań, a co najważniejsze rozmów na luzie. Tylko konkrety, tylko jeden temat.

Potraktuj tymczasowe kanały jak wirtualne salki konferencyjne. Ich ogromną zaletą jest to, że masz rezerwacje na tyle czasu ile ci potrzeba. Nikt nie sprzątnie potrzebnych notatek. Nikt też nie będzie wam tam przeszkadzać.

Kanał do ogłoszeń

Kanał do ogłoszeń to drugi najważniejszy kanał w firmie. Ważnością przebija go tylko kanał do wysyłania śmiesznych obrazków 😄. Mamy ogłoszenie do wszystkich pracowników? Następują jakieś zmiany? To jest właśnie miejsce na którym taka informacja ma się znaleźć.

Jednak obowiązuje jedna zasada: nie można odpisywać na wiadomości – NIGDY! Ogłoszenia mają trafić do wszystkich, więc ma być ich mało. Wyobraź sobie kanał z najważniejszymi ogłoszeniami na którym,  po twoim tygodniowym urlopie, jest 2 tysiące wiadomości. Nikt tego nie przeczyta. Dlatego na tym kanale nie wolno odpisywać. Ma być mało, ale konkretnie.

Co jeśli takie ogłoszenie jest zaproszeniem do dyskusji? Wtedy tworzymy specjalny kanał tymczasowy i umieszczamy jego nazwę w wiadomości. 

Kanały technologiczne

To kanały między zespołami do dzielenia się wiedzą w kwestii danej technologi. Zawsze jest jakiś ciekawy artykuł, jakieś nagranie z konferencji, nowa biblioteka. Takie kanały nie muszą tętnić życiem, wystarczy kilka wiadomości w tygodniu, nawet miesiącu. Ważne jednak aby takie miejsce istniało i było otwarte dla wszystkich. W przeciwnym wypadku niewspierana wymiana wiedzy umrze śmiercią naturalną.

Kanały dla zainteresowań

Książki fantasy, muzyka, gry planszowe, motoryzacja – cokolwiek. Zwłaszcza teraz są one ważne, zwyczajnie żeby nie oszaleć. Jakiś utwór wprawił cię w dobry nastrój? Podziel się nim. Cały wieczór nie mogłeś oderwać oczy od świetnego serialu? Podziel się nim. Masz świetne whisky? No cóż, chwilowo możesz się tylko podzielić wrażeniami smakowymi. Jednak kto wie, może znajdziesz kogoś kto też delektuje się wyrazistym, ziemisto-torfowym, smakiem 10-letniego Ardbega.

Rozmawiajcie o rzeczach nie związanych z pracą. To nie tylko buduje dobre relacje w firmie, ale także poprawi twoje samopoczucie 😊.

Standard nazewnictwa

Jeśli zaczniesz stosować się do powyższych zaleceń, szybko może okazać się, że ciężko będzie odszukać dany kanał. Komunikatory takie jak Slack oczywiście w tym nam pomogą, jednak to nie wystarczy. Potrzebujesz standardu nazewnictwa. Bez chwili zawahania musisz wiedział czy dany kanał jest do zainteresowań, czy to kanał tymczasowy, a może taki z materiałami do nauki. Zazwyczaj stosowaliśmy do tego przedrostki, ustalony początek nazwy kanału z danej grupy. 

Pomaga też stosowanie jednego języka. Jeśli część nazw jest po polsku, a cześć po angielsku, to wprowadza tylko dodatkowe zamieszanie. Ustalcie z jakiego języka korzystacie do nazw.

Jeśli już jesteśmy przy językach, to możemy też w nazwie kanału zaznaczyć, jaki język obowiązuje wewnątrz kanału. Jeśli na większości kanałów porozumiewacie się po Polsku, to oznaczcie za pomocą przyrostka te, które odbiegają od tej reguły. Dodanie zwykłego -en na końcu zapobiegnie nieporozumieniom i niezręcznym sytuacją.

Oczekiwany efekt

Pamiętaj, magia sama się nie zadzieje. Musisz zadbać o dobrą komunikację. To pozwoli tobie i twojemu zespołowi nie oszaleć.

Osobiście oczekuję, że mając dowolny problem dokładnie wiem gdzie mam napisać. To znaczy, że jeśli chce się skupić na pracy, to mogę to zrobić. Natomiast kiedy jestem bliski zdziczenia, to wiem, gdzie mogę iść z kimś na wirtualną kawę i porozmawiać o pierdołach. Cel wydaje się prosty, jednak to tylko pozory. W przygotowanie dobrej komunikacji trzeba włożyć wysiłek i nie jest to wysiłek jednorazowy.

O autorze

O autorze

Grzegorz Kocjan

8 lat z Pythonem to wspaniała przygoda, nieważne czy musiałem naprawić błąd na wczoraj, czy zaprojektować zaawansowany i wydajny system, Python nigdy mnie nie zawiódł! 🐍

Czysta architektura okiem ekipy migawka.it

Jakie problemy napotkaliśmy na początku? W czym nam pomogła? Kiedy na pewno z niej nie skorzystamy?

Precyzyjne twoje wiadomości być muszą

Dostajesz wiadomość e-mail i zastanawiasz się, czy to na pewno do ciebie i co właściwie masz zrobić. Wysyłasz pilną informację na komunikatorze i czekasz tydzień na odpowiedź. Dlaczego? Przecież wszystko było jasne. Najwyraźniej jednak nie było. Chwila moment i dowiesz się wszystkiego.

Testowanie wielu pól

Ponoć kiedy kod jest już napisany nie da się stwierdzić, czy był pisany w modelu TDD. Jest jednak kilka śladów zbrodni, które pozostają. Na przykład testy sprawdzające zbyt wiele rzeczy na raz i zakładające, że czytelnik posiada wiedzę tajemną.

Te bezsensowne interakcje przerywające pracę

Ile razy byłeś poirytowanie faktem, że musisz w pięciu mailach wyjaśniać o co chodzi? Ile razy miałeś wrażenie, że banalne tematy ciągną się w nieskończoność, a ty czułeś się jak niezastąpiona jednostka centralna, bez której nic w zespole się nie zadzieje? Oczywiście wszystko kosztem twojej efektywności i nieustannego przerywania własnej pracy. Posłuchaj pewnej historii i naucz się prostej techniki, która wyeliminuje zbędne interakcje.

Praca zdalna – komunikacja na czacie

Jak przenieść codzienne rozmowy z biura do świata online? Co z bezcennymi dyskusjami w kuchni? Najczęściej wrzucamy całą firmę na jakiś komunikator i liczymy, że zadzieje się magia. Nic bardziej mylnego i dziś opowiem ci jak sobie z tym poradzić.

Praca zdalna – jak nie zwariować?

Pandemia COVID-19 zmieniła wszystko. Większość z nas pracuje zdalnie. Pomożemy wam odnaleźć się w tej nowej rzeczywistości. Mamy doświadczenie w pracy „po kablach”, którymi chcemy się podzielić. Co ważne, choć to doświadczenie pochodzi z IT, to można je zastosować do każdej branży.

Prześlij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Pozostań w kontakcie